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应做好哪些工作,在商务谈判的开局阶段

作者:用户发布来源:欧瑞商业辩解网发布时间:2018-7-6


 商务谈判中的秘书工作
  一 商务谈判中秘书角色的把握
  1商务谈判中的秘书角色 商务谈判中的秘书要把握自身的角色,必须树立两种意识:
  一是辅助意识,即认识到自己始终是一名秘书,是上司的参谋和助手;
  二是创造意识,即在领会上司意图的基础上,大胆创新,勇于进取,在谈判中发挥积极性和创造性。
  2 商务谈判中的秘书素质 商务谈判是一项非常复杂的智力活动,作为辅助的秘书人员还必须努力提高自身的素质,既要通晓谈判的业务知识,具备基本的业务才干,还要特别注重提高思想品行素质、心理素质、语言素质、交往素质等。 二 做好商务谈判的辅助工作 秘书在谈判中发挥十分重要的作用,详细体现在:
  1商务谈判准备阶段的工作
* 收集信息,了解情况。在谈判前,具体了解对手的意 图和打算,要广泛收集谈判对手的信息,以便制定对策。 ·谈判对手的基本情况。了解对方的法人资格、法定地址、资信状况、本人身份和经营范围,外商还必须出示法人资格、本人身份证明,以及经银行认可的资信证明。这些作为谈判的基础性资料,秘书都应该事先掌握。 ·谈判对手的经营情况及历史沿革。了解对方的资产状况、经营状况、盈利状况、在行业中的地位等。 ·谈判对手中主谈判的情况。了解其年龄、个性爱好、家庭成员、价值观念、经历、学历、风俗习惯等。 ·谈判对手的意图和打算。了解谈判对手对这次谈判的准备工作,最高、最低的标准,基本目标,主要意图,退让的幅度等。 秘书将这些收集到的资料分类整理,提供上司参考,以做到知己知彼,不打无准备之战。
* 参与制定商务谈判计划。 ·确定谈判目标。包括必须达到的目标、可以接受的目标、最高目标三个层次。这为谈判人员明确了方向和“度”。 ·设计谈判议程。这是影响谈判效率的重要一环。议事日程的安排要同谈判的发展过程紧密相连,根据谈判的不同阶段在时间上作出不同的安排。可以先难后易,即由重要问题谈起,也可先易后难。总之,设计谈判议程要兼顾双方的利益和习惯,留有余地。 ·确定谈判人员。选择适当的人员来组成谈判班子是成功的关键。一般应有专业人员、商务人员、法律人员和管理人员,视需要还可配备记录人员和翻译人员。 ·确定谈判时间。是指确定谈判在何时举行,为期多久。若是一系列的、需要分阶段进行的谈判,还应对各阶段的谈判时间作出安排。谈判时间的安排要充分考虑:谈判的准备情况,谈判人员的身体情况和情绪状况,谈判的时机,谈判对方的情况。尤其要尊重对方,在充分征求对方意见的基础上,选择双方都能接受的时间进行安排。 ·确定谈判地点。最好选择在本方熟悉的环境谈判。当然,最后的确定还是要以双方都能接受的地点进行。
* 参与设计谈判方案。 ·精心设计谈判方案。参加任何一次谈判,都必须事先精心设计出若干个谈判方案和谈判策略,以供备选。设计方案时应注意以下几点:一是要预测对方的方案,并提出应对的方案;二是坚持互惠互利的原则,使方案切实可行;三是谈判过程中要吸收对方的意见,及时调整
  修改方案。 ·严格注意保密。谈判方案制定出来后,全体谈判人员要谙熟方案内容,同时要严格注意做好保密工作,防止外泄。秘书作为参与谈判方案的设计人员,又担任着方案的起草、保管、打印、下发的工作,更要严格保密,很安全防范。
  2 商务谈判过程阶段的工作
* 做好会务工作。一是将确定下来的谈判名单、时间、地点及时通知谈判对方,以便 对方早作安排,有些重要安排可由秘书事先进行预备性的磋商;二是做好谈判场所的布置及座位安排,涉外谈判还要双方的国旗,完好的扩音设备、传真、通讯、复印设备以及必要的文具事先都应调试准备好,以备急用;三是将谈判所需的资料准备妥当,按照谈判双方所需的份数打印装订成册,及时发到谈判人员手中;四是安排好各种仪式,包括谈判开始仪式、赠礼、致辞、及签约仪式的程序安排。
* 做好谈判记录。秘书要做好谈判的专门记录,以供会后研究,填写情况汇报表,调 整谋略。谈判记录还可作为向上司请示的材料和草拟协议的原始材料。秘书在做完每次谈判记录后都要与谈判班子核对。使用计算机速录技术能使记录又快有准确。
* 拟定初步协议。
* 做好翻译工作。谈判成功后,要形成协议,作为日后合作的依据。协议由秘书起草, 起草时要做到协议条款符合法律法规,措辞明确,不可以有歧义。
* 正式签订合同。协议经双方修改、认可后,就成为正式书面协议(合同书)。经双方 签字,并经公证处公证,才正式生效,成为约束双方的正式法律性文件,双方保管。秘书要安排好签约仪式和程序及庆贺的场面,使签约顺利进行。
  3商务谈判结束阶段的工作
* 收回相关文件资料,并进行整理和存档
* 上报整理后的材料
* 做好有关财务项目的报销
* 协助总结谈判的经验教训。
  三 了解各地商人特点,积累谈判技巧 ·美国:在美国,多挣钱不仅是一个人经济地位的标志,且是他社会地位的标志。美国人的这种商业关,起源于新教伦理道德观对美利坚民族价值观的影响。新教教义认为,上帝创世时就把人分为“选民”与“弃民”,其中富人是上帝的“选民”,穷人是“弃民”。因为“贫穷是懒惰造成的”。 基于这一特点,与美国人做生意要讲求实效,赚钱第一。
  (1 大胆言利,把赚钱放到第一位,获取最大利润。
  (2 表现一下自己赚钱的能力,可以获得美国商人的敬重
  (3 少讲人情 基于美国人好大的企业,强调自己的产品销量大,做大的买卖,遍及全世界,与其谈判时,他们会更感兴趣。 禁忌:忌过分谦虚;忌询问年龄、星期五、蒜;忌13、个人收入、政治倾向;忌吃动物爪趾和内脏、蝙蝠 ·加拿大:如果客户是英国移民后裔,那么从商谈开始到决定价格这段时间会相当艰苦,一旦签订合约,他们一般都会照合约办事。 如果谈判对手是法国移民后裔,事情恰恰相反。他们虽然和蔼可亲,易接近,但签约后却不太重合同、守信用。 与加拿大人谈判时应注意:
  (1 切忌把加拿大和美国做比较,尤其拿美国优越方面与其相比
  (2 忌问私事
  (3 忌说:“你长胖了!”
  (4 忌百合花。 ·日本:许多商人认为,与日本人做生意最大的困难,就是谈判中通行的国际惯例,在日本人身上很难适用。他们善于随机应变、花招迭出,他们的谈判方式有:
  1) 日本人喜欢投石问路。在正式谈判前,他们会举行一种带有社交性质的聚会,以探讨对 方意图、个性、可靠度。日本人会毫不经意地问这问那
  2) 拖延战术。日本人经常导演这样一种局面,即成交不成交往往在谈判结束前不久敲定。 为此,他们往往千方百计地探听对方的行期和日程安排。
  3) 虚假的巨大牺牲,是日本人常做出的。
  4) 以多胜少。日本人强调集体主义,所谓“一个日本人像条虫,十个日本人像条龙”
  5) 日本人不喜欢硬性、快速的推销式谈判。日本商人讨厌进攻性的滔滔不绝的讲话,他们 注重镇静、自信、优雅和耐心。
  6) 就是做过你的工作。在会前详细调查、会谈中反复权衡,即使在达成协议后,也会索取 大量情况介绍、研究调查报告、图表等。“信息就是力量”。
  为此,与日本人进行商务谈判,要做到:
  (1 寻找引荐途径。赴日本谈判,一开始不要急着直接与商业伙伴联络,应花点时间寻找适当的引荐途径,如日本政府驻海外办事处或一些贸易机构。
  (2 必须全权委托负责谈判的代表,如他们发现我方不能直接拍板,日方的代表都是具有决策权的,会觉得不可思议和难以适应。
  (3不宜以一人舌战群儒。他们讨厌个人主义和以自我为中心的人,在谈判中切不可将自己扮演成“孤胆英雄”。应率团,至少等同于对方的人数。不然日方会怀疑你的能力及代表性。 (4 切忌急于求成。日本人乐意慢慢协商;人多意见杂,内部统一须长久时间;民族特性对外存戒心。
  (5语气尽量平和委婉,直接说不,会使对方难堪。
  在此只将这几个为例作介绍,平时要了解各地商人性格特征,经商作风,采取相应的对策和谈判技巧。

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